Пример обоснования премии сотруднику организации

По смыслу норм действующего трудового законодательства о премировании (ч. 1 ст. 129, ст. 135 и 191 Трудового кодекса РФ) получается, что любое поощрение служащего — это право работодателя, а не его обязанность. Именно поэтому регулирование данной процедуры практически полностью возложено на саму организацию, для чего ею принимаются соответствующие локальные нормативные акты, коллективные договоры.

Основным документом при этом является положение о премировании.

Зачем и кому тогда нужно обоснование премий сотрудникам, если фактически работодатель сам решает вопрос наличия и отсутствия в системе оплаты труда премиальных выплат? Ответ кроется в процедуре налогообложения прибыли организации. Дело в том, что в силу п. 1 ст. 247 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) прибыль предприятия определяется путем вычитания из суммы доходов суммы расходов. Таким образом, чем больше сумма расходов, тем меньше прибыль и, следовательно, налоговая база.

Исходя из смысла ч. 1 ст. 255 НК РФ, премии относятся к расходам на оплату труда, в связи с чем можно сделать предположение, что работодателю можно смело учитывать все премии как расходы. Однако пп. 21 и 22 ст. 270 НК РФ выделяют в отдельную категорию премии и вознаграждения, которые не оговорены в трудовом договоре или выплачиваются из специальных (целевых) средств. Такие премии в расходы не включаются. Пользуясь данной оговоркой, налоговые органы требуют от налогоплательщика обоснования (доказательства) того, что премию можно считать производственной и, соответственно, учитывать в расходах.

Как обосновать премиальную выплату?

Как же нужно обосновать премию, чтобы спокойно учитывать ее для уменьшения прибыли? Можно выделить 3 основополагающих момента:

1. Для начала необходимо доказать, что выплата премии предусмотрена системой оплаты труда. Описывать в трудовом договоре все нюансы премирования, конечно, не стоит — для этого, как правило, в трудовом договоре делается ссылка на положение о премировании или иной локальный нормативный акт, устанавливающий условия и порядок поощрения. В документе следует как можно подробнее изложить все виды экономически оправданных, по мнению работодателя, премий. Также надо определить конкретные условия и показатели, за которые положено поощрение, и порядок начисления сумм.
2. Должны быть документы, подтверждающие достижение работником установленных положением о премировании результатов:
   • табели учета рабочего времени;
   • доказывающие увеличение дохода организации финансовые документы;
   • новые договоры, заключенные отличившимся сотрудником, и т. п.
3. Премия должна быть оформлена надлежащим образом, т. е. должны быть в наличии:
   • представление (ходатайство) о премировании от непосредственного начальника;
   • приказ о поощрении по форме Т-11 или Т-11а (утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1) либо иной, разработанной в организации;
   • расчетная ведомость или иной документ, подтверждающий получение денежной выплаты работником.

Только соблюдение всех указанных выше условий дает возможность квалифицировать премию как часть системы заработной платы и учесть ее для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль. В противном случае вознаграждение будет признано поощрительной выплатой, осуществленной по иным основаниям, и никак не учтется в расходах предприятия.

Минфин РФ в письме от 23.04.2012 № 03-03-06/2/42 высказал позицию, что премии к знаменательным датам, за выслугу лет и по иным основаниям, не связанным напрямую с трудом, не включаются в расходы на оплату труда. Этой позицией часто пользуются налоговые органы, запрещая организациям учитывать перечисленные виды премий при налоге на прибыль, даже если они описаны в положении о премировании.

Суды же в случаях, когда несогласные организации оспаривают подобные решения налоговиков, встают на сторону работодателей (см., например, постановления ФАС Московского округа от 30.11.2011 по делу № А40-127128/10-127-729, ФАС Уральского округа от 05.09.2011 № Ф09-5411/11 и Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.2012 № 15АП-1417/2012).

Пример обоснования премии

Допустим, в компании «Теплые окна» существует положение о премировании и при заключении трудового договора дается ссылка на этот нормативный документ. В сентябре 2016 года сотрудник отдела продаж Вилов Андрей Сергеевич перевыполнил план по заключению договоров на установку окон на сумму более 100 000 руб. Как правильно осуществить обоснование премии и ее оформление?

Для начала руководитель отдела продаж должен подать директору представление на поощрение. Оно составляется в произвольной форме или по образцу, принятому на предприятии. В документе обязательно указываются данные работника, показатели премирования, ссылки на нормы внутренних документов и основания — доказательства заслуг сотрудника.