Работник не сдал авансовый отчет вовремя: начислять ли ндфл и взносы

Минтруд России и ФСС РФ пояснили порядок начисления страховых взносов, если работник не отчитался вовремя по выданным ему подотчетным суммам (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Ответ на вопрос, начислять или не начислять страховые взносы по непогашенному подотчетному авансу, будет зависеть:

- от решения директора — удерживать с работника задолженность или нет; - действий работника — сдаст он авансовый отчет по подотчетным суммам, пусть и с опозданием, или нет. Вначале разберемся, с какого момента считать пропущенным срок подачи отчета за полученные деньги.

СРОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ И ОФОРМЛЕНИЯ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА Работник получает деньги под отчет на определенный срок. Этот срок он указывает в заявлении на выдачу денег (абз. 1 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У).

По истечении срока работник обязан представить авансовый отчет. На это отводится три рабочих дня. Их отсчитывают со дня (абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У):

- истечения срока, на который выданы деньги; - выхода на работу после возвращения из командировки. Унифицированная форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Компания может применять ее или разработать форму авансового отчета самостоятельно.

Если три рабочих дня истекли, а работник так и не представил авансовый отчет, срок его подачи считается пропущенным.

Начисление НДФЛ и страховых взносов зависит от того, будет ли работодатель удерживать подотчетные суммы из зарплаты работника или нет.

СИТУАЦИЯ № 1. ИЗ ЗАРПЛАТЫ РАБОТНИКА УДЕРЖИВАЮТ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ПО ПОДОТЧЕТНЫМ СУММАМ Если работник не представил вовремя авансовый отчет, подотчетные суммы становятся его задолженностью перед компанией. У руководителя есть право ее удержать (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Срок для удержания задолженности

Принять решение об удержании задолженности руководитель компании может не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Но при условии, что работник не оспаривает основания и размера удержания.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% выплат, причитающихся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Если сумма задолженности большая, процесс удержания может растянуться на несколько месяцев.

Оформление документов для удержания подотчетных сумм

От работника нужно получить письменное согласие на удержание сумм задолженности из его зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Как это сделать, зависит от внутренних правил, установленных в компании.

В положении закреплен порядок удержания из зарплаты работника задолженности по подотчетным суммам. В нем указано, в какой срок будет удержана задолженность по подотчетным суммам.

Работник знакомится с положением и расписывается в листе ознакомления в графе «Согласен на удержание из зарплаты не возвращенных вовремя подотчетных сумм». Тем самым он выражает согласие на удержание.

Вариант 2 — документов больше. Бухгалтер по каждой сумме составляет служебную записку о том, что работник не представил вовремя авансовый отчет. Получить согласие работника на удержание в этом случае можно следующими способами:

- в служебной записке выделить строку для записи работника о согласии (или несогласии) на удержание; - направить работнику отдельное уведомление. В нем выделить строку для записи работника о согласии (или несогласии) на удержание. Итоговый документ — приказ директора на удержание задолженности по подотчетным суммам из зарплаты работника.

Унифицированной формы приказа нет. Его составляют в произвольной форме

Страховые взносы и НДФЛ

Если работодатель вовремя удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:

- страховыми взносами в ПФР и ФСС РФ (письмо ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609); - НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). ПРИМЕР 1 Задолженность удержана из зарплаты подотчетника

В ООО «Полет» трудится А.И. Стриж с зарплатой 32 500 руб. Детей у сотрудника нет. В июне 2015 года он получил аванс на хозяйственные расходы в сумме 5400 руб.

Авансовый отчет А.И. Стриж должен был представить в бухгалтерию не позднее 27 июня, но не представил.

29 июня директор подписал приказ об удержании задолженности из зарплаты работника.

Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма — 0,2%. Зарплата за первую половину июня выплачена сотруднику в размере 13 900 руб.

Какую сумму А.И. Стриж получит на руки в зарплату за июнь? Какие проводки сделает бухгалтер?

Задолженность работника по подотчетным суммам можно удержать из его зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Приказ об удержании задолженности директор подписал 29 июня, то есть в пределах одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (заканчивается 27 июля 2015 года).

Рассчитываем максимальную сумму удержания

При выплате зарплаты за июнь с выплат работнику можно удержать не более 5655 руб. .

Задолженность работника (5400 руб.) не превышает эту сумму, ее можно удержать в полном объеме.

27 июня 2015 года

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

— 5400 руб. — отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма;

29 июня 2015 года

Дебет 70 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 5400 руб. — отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты на основании приказа директора;

30 июня 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

— 32 500 руб. — начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 4225 руб. (32 500 руб. × 13%) — начислен НДФЛ с зарплаты за июнь;

Дебет 70 Кредит 51

— 8975 руб. (32 500 руб. – 13 900 руб. – 4225 руб. – 5400 руб.) — перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину месяца, НДФЛ и удержанной задолженности по подотчетным суммам;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 9815 руб. [32 500 руб. × (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы.

СИТУАЦИЯ № 2. ДИРЕКТОР РЕШИЛ НЕ УДЕРЖИВАТЬ С РАБОТНИКА ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ПО ПОДОТЧЕТНЫМ СУММАМ Работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался.

В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются:

- страховыми взносами (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609); - НДФЛ (ст. 210 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45-25321/2012). ПРИМЕР 2 С работника не удерживают подотчетную сумму

Изменим условие примера 1. В ООО «Полет» трудится А.И. Стриж с зарплатой 32 500 руб. Сотрудник не отчитался до 27 июня 2015 года включительно об использовании подотчетной суммы 5400 руб.

29 июня директор издал приказ не удерживать ее из зарплаты сотрудника.

Зарплата А.И. Стрижа — 32 500 руб. Детей у сотрудника нет. Зарплата за первую половину июня выплачена работнику в размере 13 900 руб.

Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма — 0,2%.

Какую сумму А.И. Стриж получит на руки в зарплату? Какие проводки сделает бухгалтер?

Бухгалтер сделает следующие проводки:

27 июня 2015 года

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

— 5400 руб. — отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя;

29 июня 2015 года

Дебет 91 субсчет 2 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 5400 руб. — списана на прочие расходы задолженность работника перед компанией на основании приказа директора;

30 июня 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

— 32 500 руб. — начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 4927 руб. [(32 500 руб. + 5400) × 13%] — начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51

— 13 673 руб. (32 500 руб. – 13 900 руб. – 4927 руб.) — перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину июня, НДФЛ;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 9815 руб. [32 500 руб. × (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с заработной платы за июнь;

Дебет 91 субсчет 2 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 1630,8 руб. [5400 руб. × (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с суммы невозвращенного аванса.

СИТУАЦИЯ № 3. СОТРУДНИК ОТЧИТАЛСЯ ПО ПОДОТЧЕТНОЙ СУММЕ, НО С ОПОЗДАНИЕМ Работник может представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, когда компания уже начислила страховые взносы на невозвращенные им подотчетные суммы.

В день представления авансового отчета бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

ПРИМЕР 3 Пересчет страховых взносов и НДФЛ

Изменим условие примера 2. В ООО «Полет» трудится А.И. Стриж с зарплатой 32 500 руб. Работник не отчитался до 27 июня включительно об использовании подотчетной суммы в размере 5400 руб.

Решение об удержании задолженности не было принято в положенный срок, а именно до 29 июня.

30 июня бухгалтер начислил НДФЛ и страховые взносы в ПФР и ФСС РФ на сумму задолженности.

6 июля 2015 года работник представил авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.

Зарплата А.И. Стрижа — 32 500 руб. Детей у сотрудника нет. Зарплата за первую половину июня — 13 900 руб.

Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма — 0,2%.

Как отразить операции в бухгалтерском учете? Как пересчитать НДФЛ и взносы?

В июле 2015 года уменьшится облагаемая база по страховым взносам на сумму подотчетного аванса, по которому отчитался работник.

Бухгалтер сделает следующие проводки:

6 июля 2015 года

Дебет 71 Кредит 91 субсчет 1

— 5400 руб. — отнесена на прочие доходы подотчетная сумма, которая ранее была учтена в составе прочих расходов;

Дебет 20 Кредит 71

— 5400 руб. — учтены в составе расходов приобретенные работником товары для хозяйственных нужд компании;

31 июля 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

— 32 500 руб. — начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 3523 руб. [(32 500 руб. – 5400 руб.) × 13%] — начислен НДФЛ с заработной платы за июнь 2015 года за вычетом подотчетной суммы;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 8184,2 руб. [(32 500 руб. – 5400 руб.) × (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с зарплаты за июль за вычетом принятой подотчетной суммы;

Дебет 70 Кредит 51

— 15 077 руб. (32 500 руб. – 13 900 руб. – 3523 руб.) — перечислена зарплата за вторую половину июля.