5. Организация хранения документов АФ РФ и других архивных документов

Разрешения, заказы (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел:

(1) После возвращения документов

а) в читальный зал и работникам архивов

б) фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование

в) организациям для экспонирования

г) документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, из архивохранилища

д) на продление сроков выдачи архивных документов

е) в лабораторию, специализированным организациям для проведения работ по страховому копированию, реставрации архивных документов и др.

Карты-заместители изъятых архивных документов

(1) После возвращения дел

Документы (списки документов, акты выдачи архивных документов) о выдаче дел во временное пользование

(1) После возвращения дел

Книги учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования, описей из архивохранилища (по каждому архивохранилищу и виду выдачи отдельно)

(1) После возвращения документов и проведения проверки наличия выданных дел

Отчеты, таблицы о движении дел, выдаваемых из архивохранилища

Переписка с организациями о выдаче архивных документов во временное пользование и продлении сроков выдачи архивных документов, находящихся во временном пользовании

(1) После возвращения дел

Документы (планы, справки) проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов

Акты выявления повреждений возвращаемых архивных документов

Переписка с Росархивом по фактам хищения, повреждения архивных документов, выданных из архивохранилищ

Переписка об организации работы по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов, передаче страхового фонда на обособленное хранение

Договоры со специализированными организациями о проведении работ по созданию страхового фонда и фонда пользования

(1) После истечения срока действия договора

Документы (планы, докладные записки, предложения, заключения) организации работы по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов, передаче страхового фонда на обособленное хранение

Планы выявления уникальных и особо ценных архивных документов

Документы (разрешения (1), докладные записки, справки, предложения, расчеты) по согласованию вопроса о расшивке дел при страховом копировании при полной невозможности копировать переплетенное дело

(1) Разрешения – пост.

Технологические регламенты страхового копирования уникальных и особо ценных документов

Акты технического состояния страхового фонда, копий страхового фонда

Заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ

(1) После последней проверки

Докладные записки архивов о готовности к отправке страховых копий в ЦХСФ

Акты приема-передачи страхового фонда в ЦХСФ; документы (описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, монтажные листы страховых копий кинодокументов, перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник), описи передаваемого страхового фонда, акты технического состояния копий страхового фонда, сопроводительные документы на транспортную тару, число страховых копий) к ним

Книги регистрации актов приема страховых копий архивных документов

Карточки учета дел, прошедших микрофильмирование

Книги учета выдачи микрофотокопий документов

Заказы на копирование с микроформ фонда пользования, ксерокопирование

Книги учета страховых копий архивных документов, прошедших специальную обработку

Акты страховой оценки архивных документов

Договоры о возмещении организаторами выставок архивных документов ущерба в случае утраты или порчи архивных документов

(1) После возмещения ущерба

Переписка по вопросам выдачи разрешений архивам, учреждениям культуры и другим организациям, гражданам на право временного вывоза документов АФ РФ и других архивных документов за рубеж

Перечни (списки) документов АФ РФ, предназначенных к временному вывозу за рубеж

Перечни архивных документов, заявленных к вывозу без возвращения за рубеж

Экспертные заключения по архивным документам, заявленным юридическими и физическими лицами для вывоза без возвращения за рубеж

Экспертные заключения на документы АФ РФ, заявленные к временному вывозу за рубеж

Договоры о проведении выставок документов АФ РФ, реставрационных или других работ за рубежом

Страховые полисы, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых документов АФ РФ

Акты подтверждения удовлетворительного физического состояния документов АФ РФ, позволяющего их транспортировать и демонстрировать

Заключения Росархива на временный вывоз документов АФ РФ за рубеж

Свидетельства на право временного вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации

Договоры о продлении срока выставок документов АФ РФ, реставрационных или других работ за рубежом

(1) После возвращения документов

Документы (сведения, информации) по контролю за вывозом архивных документов за рубеж