Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

p, blockquote 2,0,0,0,0 -->

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

p, blockquote 3,0,0,0,0 -->

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

p, blockquote 5,0,0,0,0 -->

Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

• документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;

• пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;

• в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;

• заявление подписывается самим подотчетным лицом;

• в документе обязательно указывается дата оформления заявления;

• и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

p, blockquote 8,0,0,0,0 -->

Образец оформления заявления на выдачу денег под отчет сотруднику в формате word можете скачать ЗДЕСЬ.

p, blockquote 9,0,0,0,0 -->

p, blockquote 10,0,0,0,0 -->

Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

p, blockquote 11,0,0,0,0 -->

Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

• подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
• подпись подотчетного лица и дата составления документа;
• отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
• виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

p, blockquote 14,0,0,0,0 -->

Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.

p, blockquote 15,0,0,0,0 -->

С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.

p, blockquote 16,0,1,0,0 -->

Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.

p, blockquote 17,0,0,0,0 -->

Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

adsp-pro-6 --> p, blockquote 18,0,0,0,0 -->

Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм. В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.

p, blockquote 19,0,0,0,0 -->

Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.

p, blockquote 20,0,0,0,0 -->

Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается. И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

p, blockquote 21,0,0,0,0 -->

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

p, blockquote 23,0,0,0,0 -->

При этом не имеет значения:

• ни срок договора;
• ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
• на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.

Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя. Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

p, blockquote 25,0,0,0,0 -->

Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:

1. подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:

• основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
• свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».

1. срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
2. предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.

Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

p, blockquote 27,0,0,0,0 -->

Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

p, blockquote 28,0,0,0,0 -->

p, blockquote 29,0,0,0,0 -->

Образец заявления на выдачу денежной суммы под отчет лицу, не являющемуся сотрудником фирмы можно ЗДЕСЬ.

p, blockquote 30,0,0,0,0 -->

p, blockquote 31,0,0,0,0 -->

Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.

p, blockquote 32,0,0,0,0 -->

Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.

Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.

p, blockquote 34,0,0,0,0 -->

А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».

p, blockquote 35,0,0,0,0 -->

Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.

p, blockquote 36,0,0,0,0 -->

И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.

adsp-pro-2 --> p, blockquote 37,0,0,0,0 -->

А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

p, blockquote 38,0,0,0,0 -->

И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».

p, blockquote 39,0,0,0,0 -->

p, blockquote 40,0,0,0,0 -->

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм директору можно скачать ПО ССЫЛКЕ.

p, blockquote 41,0,0,0,0 -->

p, blockquote 42,0,0,0,0 -->

Тогда самое лучшее будет закрепить в Положении о подотчетных лицах, что руководитель организации при совмещении им обязанностей кассира (!) оформляет на получение подотчетных средств только расходный кассовый ордер.

p, blockquote 43,0,0,0,0 -->

А вот отчитываться придется в общеустановленном порядке — с заполнением авансового отчета.

Нужно ли заявление, если сотрудник потратил свои деньги?

Выдача подотчетных сумм – это предоставление работникам денег в качестве аванса для оплаты предстоящих расходов. Поэтому для указанных целей требуется заявление и последующий отчет о произведенных тратах. Даже сам этот отчет называется не иначе, как авансовый!

p, blockquote 45,0,0,0,0 -->

В случае же, когда сотрудник потратит собственные средства на нужды предприятия, возникает обязательство компании погасить возникшую задолженность. И вот тогда-то и наступают проблемы.

p, blockquote 46,0,0,0,0 -->

p, blockquote 47,0,0,0,0 -->

Дело в том, что налоговые органы не очень довольны подобными тратами, пытаясь признать процедуру передачи имущества организации, купленной на деньги сотрудника, как куплю-продажу. В этом случае полученные в погашение задолженности средства от компании-работодателя налоговики считают доходом сотрудника.

p, blockquote 48,0,0,0,0 -->

p, blockquote 49,0,0,1,0 -->

Однако это можно оспорить, если документы по произведенным за счет сотрудника расходам сразу оформлены на имя компании.

p, blockquote 50,0,0,0,0 -->

Кроме того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, можно:

• оформить беспроцентный заем, который предоставляется организации ее работником. Далее эти средства «выдаются» сотруднику под отчет. Причем, оформить эти две операции следует одним днем. Но тут есть свои неловкости. В частности, за беспроцентными займами пристально следят налоговики. Особенно, их опасно оформлять, когда компания имеет денежную выручку в кассе или средства на расчетном счете. Кроме того, возникает проблема с датой оформления всей операции: по дате совершенной покупки? А если она была осуществлена вчера – днем, когда закрыты все записи по кассовой книге? Таким образом, беспроцентный заем хорош тогда, когда операция по оплате расходов и «оформление» условного заемного договора происходит в течение одного рабочего дня до закрытия кассовой книги. И главное – чтобы сотрудник не потратился с помощью платежной карты. Тогда идея с беспроцентным займом окажется бесполезной;

• но можно издать приказ по предприятию, в котором утвердить возможность расходования личных средств на нужды компании, при каких условиях и какими сотрудниками (т.е. указать должности и даже Ф.И.О. конкретных лиц). Кроме того, не лишним будет утверждение и порядка отчета по совершенной покупке, например, с помощью авансового отчета и посредством подготовки заявления сотрудникам с просьбой возместить ему потраченные им средства в интересах деятельности предприятия.

p, blockquote 52,0,0,0,0 -->

Самое главное в этом случае, чтобы документы на совершенную покупку (если это возможно формой документа) были оформлены сразу на компанию (предпринимателя).

p, blockquote 53,0,0,0,0 -->

Можно ли перечислить деньги в подотчет на карту сотрудника?

Можно. Тем более судебная практика на сегодня довольно противоречива. Главное – это возможность предприятия (предпринимателя) документально подтвердить целевой характер перечисленных на зарплатную карту средств. Для этой цели в Положении о подотчетных лицах следует:

• прописать возможность перечисления средств на карту и каких сотрудников;
• утвердить порядок отчета по этим средствам (авансовый отчет и сроки его сдачи);
• определить порядок перевода средств. Т.е. при перечислении на зарплатную карту подотчетных денег следует в платежном документе указать «выдача средств под отчет».

А нужно ли писать в этом случае заявление? Дело в том, что заявление – обязательное условие выдачи средств из кассы (!). Но оно станет не лишним и при предоставлении денег под отчет в безналичной форме:

• его наличие успокоит налоговиков;
• оно поможет в контроле расходования денег на предприятии;
• и его наличие позволит бухгалтеру без рисков производить подотчетные переводы.

Тем более для оформления такого заявления можно пользоваться формой, которая предусмотрена для выдачи наличных подотчетных сумм работникам.

p, blockquote 57,0,0,0,0 -->

p, blockquote 58,0,0,0,0 -->

Как производится выдача денег под отчет сотрудникам организации и как правильно организовать этот процесс.

p, blockquote 59,0,0,0,0 -->

В этой статье найдете образец записи в трудовой книжке об увольнении за прогул.

p, blockquote 60,0,0,0,0 -->

p, blockquote 61,0,0,0,0 -->

p, blockquote 62,0,0,0,0 -->

Видео — как правильно оформить заявление на выдачу денег в подотчет на командировочные расходы:

p, blockquote 63,0,0,0,0 -->

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 65,0,0,0,0 -->

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать - ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 66,0,0,0,1 -->

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей - ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Документы, несущие финансовую нагрузку, должны иметь четкую форму написания, без каких-либо пространственных изъяснений и сносок. Рекомендую из собственного опыта пользоваться исключительно готовыми формами.

Был у нас скандальный случай, когда по необходимости в терминале проплачивали по работе различные услуги. Чеки сдавали в бухгалтерию. А через год они выцвели. Ревизоры, помню, долго ругались. После этого мы всё ксерокопируем.

Долгие годы работаю бухгалтером. Нюансов с подотчётными финансами, действительно, много. Главное, чтобы на предприятии были заранее изданы приказы и распоряжения. Тогда и проблем не возникнет.