4-ФСС за 2014 год: форма, сдача, заполнение

Сдавать расчеты 4-ФСС нужно по итогам каждого отчетного периода. Таких периодов четыре: I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Расчет 4-ФСС за 2014 год нужно сдать в территориальные отделения ФСС России в 2015 году не позднее 20 января (среда) в бумажной или 26 января (понедельник) в электронной форме. Форма отчета 4-ФСС утверждена приказом Минтруда России от 19 марта 2013 г. № 107н.

Изменения в форме 4-ФСС

Отметим, что в 2014 году в форму 4-ФСС были внесены изменения (приказ Минтруда России от 11 февраля 2014 г. № 94н). Они начали применяться в отношении расчетов уже за I квартал 2014 года. Их необходимо учесть и при заполнении формы за 2014 год. Сведем все изменения в таблицу:

Разделы формы Прежняя форма 4-ФСС Форма 4-ФСС за 2014 год Титульный лист Предусмотрено поле для указания кода по ОКАТО Поле « Код по ОКАТО» исключено. Ни прежний код ОКАТО, ни новый код ОКТМО в форме-4 ФСС теперь указывать не нужно Раздел I « Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам . В разделе нет строк (граф), позволяющих отражать расчетную базу и тарифы для начисления страховых взносов предпринимателями, применяющими патентную систему налогообложения Таблица 3 раздела I « Расчет базы для начисления страховых взносов» дополнена строкой 8. В этой строке предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения, должны отражать выплаты наемному персоналу. Кроме того, раздел I дополнен таблицей 4.5, в которой приводятся сведения, подтверждающие право применения пониженных тарифов страховых взносов Раздел II « Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам . В таблице 10 нужно было указывать данные о проведенной аттестации рабочих мест В таблице 10 нужно указывать сведения о специальной оценке условий труда, проведенной после 1 января 2014 года в соответствии с Законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Если не истек срок действия результатов аттестации рабочих мест, проведенной до 1 января 2014 года, таблицу можно заполнять на основании сведений об аттестации.

Общий порядок сдачи 4-ФСС за 2014 год

Ранее, если среднесписочная численность сотрудников организации за предыдущий год превышала 50 человек, расчет следовало сдавать в электронном виде. Такой порядок распространялся и на вновь созданные организации, численность которых превышала 50 человек. Организации с меньшей численностью вправе были подавать расчет 4-ФСС как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Но с 1 января 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 28 июня 2014 г. № 188-ФЗ. Он уменьшил этот показатель до 25 человек. Поэтому, если среднесписочная численность работников организации превышает 25 человек, то форму 4-ФСС нужно сдавать только в электронном виде.

Поэтому моменту сдачи отчетности многим организациям нужно успеть настроить электронный документооборот с ФСС РФ. Это касается всех компаний, среднесписочная численность работников в которых за 2014 год превышает 25 человек. Ведь с 1 января 2015 года электронная отчетность в ФСС РФ для них станет обязательной. Новое правило распространяется в том числе на отчет 4-ФСС за 2014 год. Те же организации, в которых среднесписочная численность за этот год не выходит за пределы порогового значения, могут сдать форму-4 ФСС на бумаге. Конечно, сотрудники фондов обязаны принять расчет на бумаге в любом случае. Но за несоблюдение порядка представления формы в электронном виде компанию могут оштрафовать на сумму 200 руб.

Если у организации нет обособленных подразделений, то расчет сдавайте в территориальное отделение ФСС России по месту регистрации организации.

Если же обособленные подразделения у организации есть, то форму 4-ФСС за 2014 год нужно сдавать в следующем порядке. Расчет представьте в территориальное отделение ФСС России по местонахождению обособленного подразделения, только если такое подразделение имеет свой баланс, расчетный (лицевой) счет и самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам. При этом в форме-4 ФСС укажите адрес и КПП обособленного подразделения. Когда любое из этих условий не соблюдаются, все показатели по такому подразделению включите в расчет по головному отделению организации и сдайте по его местонахождению.

Внимание!

Если расчет 4-ФСС за 2014 год не будет сдан вовремя, организацию могут оштрафовать. Причем сразу по двум основаниям: за несдачу отчета на страхование «по болезни» и «по травме». Подробнее о штрафах за несвоевременную сдачу расчета 4-ФСС смотрите статью «Штраф за отчетность».

Заполнение 4-ФСС за 2014 год

Правила заполнения формы-4 ФСС прописаны в Порядке, утвержденном приказом Минтруда России от 19 марта 2013 г. № 107н. В составе формы-4 ФСС обязательно нужно заполнить титульный лист, таблицы 1 и 3 раздела I, таблицы 6, 7, 10 раздела II. Остальные таблицы – только если есть данные, которые необходимо отразить. Эти правила применяют и при заполнении 4-ФСС за 2014 год.

В верхней части формы на каждой странице укажите регистрационный номер страхователя. Возьмите его из уведомления, которое территориальный орган ФСС России выдал при регистрации. В дополнительных ячейках отразите номер обособленного подразделения. Если у организации нет обособленных подразделений, то проставьте прочерки.

В поле "Код подчиненности" укажите код территориального органа ФСС России, в котором зарегистрирован страхователь. Такой код состоит из пяти знаков, первые четыре из которых соответствуют коду территориального органа ФСС России. Пятый -характеризует страхователя: организациям по месту нахождения обособленных подразделений соответствует цифра 2, гражданам – 3. Код подчиненности можно найти в уведомлении, которое выдало территориальное отделение ФСС России при регистрации.

Таблицы формы-4 ФСС, в которых вы отражаете денежные показатели (размеры выплат, суммы взносов и т. п.), заполняйте в рублях и копейках. Такой порядок предусмотрен самой формой отчета.

Титульный лист 4-ФСС

Если подаете расчет по итогам отчетного периода (2014 года), заполните только первые две ячейки поля "Отчетный период" (при сдаче 4-ФСС за 2014 год укажите значение "12"). В следующих двух ячейках проставьте прочерки. Если вы подаете расчет для получения страхового возмещения, то заполните только последние две ячейки. Укажите количество обращений за страховым возмещением: "01", "02" и т. д.

В поле "Календарный год" укажите "2014". Поставьте букву Л в поле "Прекращение деятельности"» только при ликвидации организации. В противном случае данное поле не заполняйте. Укажите наименование организации в соответствии с ее уставом.

В поле "Шифр страхователя"» в первых трех ячейках указывается шифр, определяющий категорию страхователя. Определить его можно с помощью приложения № 1 к Порядку, утвержденному приказом Минтруда России от 19 марта 2013 г. № 107н. Следующие две ячейки заполните в соответствии с приложением № 2 к вышеуказанному порядку. И последние две ячейки поля "Шифр страхователя" заполните в соответствии с приложением № 3. Например, коммерческая организация, которая применяет общую систему налогообложения и платит взносы по основному тарифу, в поле "Шифр страхователя" указывает "071/00/00" (письмо ФСС России от 1 апреля 2011 г. № 14-03-11/04-2866).

В поле "Численность работников" на титульном листе формы-4 ФСС за 2014 год надо привести среднесписочную численность работников, рассчитанную в порядке, утвержденном приказами Росстата (п. 5.14 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19 марта 2013 г. № 107н). При расчете среднесписочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики, обучающиеся с отрывом от работы, и другие категории работников (п. 79–81 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428). Численность работников в форме-4 ФСС должна всегда совпадать со сведениями о среднесписочной численности, которые надо подать в инспекцию до 20 января 2015 года включительно. Ведь сотрудники ФСС РФ передают данные о среднесписочной численности налоговикам ежеквартально в течение 30 дней с момента окончания каждого отчетного периода (п. 2.2.4 Соглашения от 23 июня 2011 г. № ММВ-27-2/15/14-03-40/08-1767П).

Те, в свою очередь, сравнивают этот показатель со сведениями, которые предоставили компании. Конечно, никаких санкций за несовпадение данных, представленных компанией в ФНС и в ФСС, нет. Но если данные разнятся, то это может вызвать у налоговиков вопросы. Тогда они, возможно, запросят пояснения.

Раздел I 4-ФСС

В разделе I 4-ФСС за 2014 год отразите данные, связанные с расчетами по взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В разделе I 4-ФСС нужно отражать и основной код ОКВЭД. Но здесь его приводят плательщики взносов, применяющие пониженные тарифы. К ним относятся компании на упрощенке, основным видом деятельности которых является производство продукции, научные исследования и др. Подробно о том как заполнить этот показатель читайте в порядке заполнения раздела II формы.

В таблице 1 приведите сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, а также о состоянии расчетов организации с ФСС России на начало и конец отчетного периода.

По строке 1 таблицы 1 отразите сумму задолженности по страховым взносам, которая была на начало расчетного периода. Сумма должна равняться показателю строки 19 аналогичной таблицы расчета за предыдущий год.

В строке 2 укажите сумму страховых взносов, которая должна быть исчислена с начала расчетного периода. Эта сумма должна быть перечислена в территориальное отделение ФСС России. В строку 8 внесите итоговый показатель. Его вы получите, сложив строки с 1 по 7 данной таблицы. Строку 9 заполните только в случае, если у ФСС России есть перед вами задолженность.

По строке 15 укажите расходы на цели обязательного социального страхования, которые были понесены с начала расчетного периода, с разбивкой по месяцам. Данный показатель должен соответствовать показателю строки 12 таблицы 2 формы-4 ФСС

Суммы страховых взносов, которые были перечислены в ФСС России, отразите по строке 16. В строке 18 отразите итоговую сумму, определите ее, сложив строки 12, 15, 16 и 17. По строке 19 укажите задолженность перед ФСС России на конец отчетного (расчетного) периода.

В таблице 2 укажите сведения о социальных пособиях и выплатах, начисленных застрахованным лицам (сотрудникам) за счет средств ФСС России. При этом в графе 5 таблицы нужно выделить суммы, источником которых являются средства федерального бюджета. Расшифровку этих сумм (кроме оплаты четырех дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами) приведите в таблице 5. Суммы больничных пособий, начисленных организацией за счет собственных средств за первые три дня нетрудоспособности, в таблицу 2 не включайте.

По строке 1 таблицы 2 укажите количество случаев, дней, за которые выплачивалось пособие, и сумму самого пособия. В этой графе расходы отражаются нарастающим итогом с начала отчетного периода. Строку 2 заполните только при выплате пособий внешнему совместителю. По строке 12 отразите итоговую сумму. Ее вы получите, сложив строки 1, 3, 5, 6, 7, 10 и 11 данной таблицы.

Есть вопрос

Нужно ли отражать в форме-4 ФСС пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и компенсационную выплату до достижения ребенком 3 лет?

Сведения о пособиях по уходу за ребенком до 1,5 лет отражать в форме-4 ФСС нужно. А суммы компенсации, выплачиваемой до достижения ребенком 3 лет, в такой отчет не включайте. В таблице 2 формы-4 ФСС указывают сведения о социальных пособиях и выплатах, начисленных застрахованным лицам (сотрудникам) за счет средств ФСС России. Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет как раз относится к такой категории выплат. Что касается ежемесячных компенсационных выплат до достижения ребенком 3 лет, то эти суммы не являются пособиями, начисляемыми за счет средств ФСС России. Такие компенсации полностью выплачиваются за счет работодателя.

В таблице 3 рассчитайте базу для начисления страховых взносов. При этом укажите совокупный доход сотрудников за отчетный период, а также сумму выплат, не облагаемых страховыми взносами. Информацию о доходах сотрудников и необлагаемых выплатах формируйте по данным бухучета. Кроме того, можно использовать сведения, отраженные в индивидуальных карточках.

По строке 1 таблицы 3 отразите выплаты, которые начислены гражданам нарастающим итогом с начала года. По строке 2 укажите суммы, которые не облагаются страховыми взносами. Полный перечень таких сумм указан в статье 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

В строку 4 впишите базу для начисления страховых взносов. Определить ее можно, если вычесть из строки 1 строки 2 и 3 данной таблицы.

Строку 5 заполняют только организации, у которых основной тариф страховых взносов больше тарифа, установленного для начисления страховых взносов с выплат инвалидам (2,4%). При этом суммы выплат в пользу инвалидов должны быть расшифрованы в таблице 3.1. Общественные организации инвалидов данную строку не заполняют.

Следующие строки таблицы заполняют только отдельные виды страхователей:

• строку 6 - аптечные организации и предприниматели, имеющие лицензии на фармацевтическую деятельность.
• строку 7 - организации, которые производят выплаты за исполнение трудовых обязанностей членам экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов.
• строку 8 предприниматели, которые применяют патентную систему налогообложения и привлекают наемный персонал (за некоторыми исключениями).

В таблице 3.1 отразите выплаты в пользу инвалидов (с расшифровкой по каждому человеку и с указанием реквизитов медицинских справок, подтверждающих инвалидность). Сумма выплат по каждому человеку отражается нарастающим итогом с начала года до достижения ею предельной базы для начисления страховых взносов (в 2014 году – 624 000 руб.). Эту таблицу заполняют только те организации, у которых основной тариф страховых взносов больше тарифа, установленного для начисления страховых взносов с выплат инвалидам. Если эти тарифы совпадают (или если основной тариф меньше), таблицу 3.1 заполнять не нужно.

Таблицу 4.3 заполняют:

• организации (предприниматели) на упрощенке, которые осуществляют определенные виды деятельности;
• предприниматели, совмещающие упрощенку и патентную систему налогообложения.

По строке 1 таблицы 4.3 укажите общую сумму доходов, а по строке 2 – только доходы от основного вида деятельности. Суммы доходов отражайте нарастающим итогом с начала года.

Раздел II 4-ФСС

В разделе II формы-4 ФСС нужно показать расчетную базу, тарифы и состояние взаиморасчетов с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Здесь также указывают код ОКВЭД. Его должны проставить все без исключения плательщики. Сам код надо взять из Классификатора ОК 029–2001. Это нам подтвердили и представители ФСС РФ.

Мнение

В 2014 и 2015 годах действуют два Общероссийских классификатора видов экономической деятельности. Однако в форме-4 ФСС нужно привести коды из Классификатора ОК 029–2001 (постановление Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. № 454-ст). Объясняется это тем, что в 2014 году страхователи применяют тарифы по страховым взносам в зависимости от тех видов деятельности, которые они подтверждали в ФСС РФ по итогам деятельности за 2013 год. В тот период новый Классификатор ОК 029–2014 еще не действовал. Впрочем, если компания приведет в отчете новые коды, то такая ошибка некритична и исправлять ее через уточненку не нужно. Ведь уточненный расчет надо представлять, только если ошибка привела к занижению взносов (ст. 17 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Е. Егорычева, заместитель руководителя Департамента администрирования страховых взносов ФСС РФ:

Отметим, что с 1 февраля 2014 года действует новый Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029–2014 (приказ Росстандарта от 31 января 2014 г. № 14-ст). Изначально для него установили переходный период до 2015 года. То есть и старый, и новый классификаторы действовали одновременно на протяжении практически всего 2014 года. Теперь переходный период на применение нового классификатора видов экономической деятельности ОК 029–2014 (сокращенно — ОКВЭД2) продлен до 1 января 2016 года. Об этом сообщил Росстандарт в письме от 7 августа 2014 г. № ВР-101-26/6366.

Размер страхового тарифа по этому виду взносов зависит от класса профессионального риска, присвоенного организации. В свою очередь класс профессионального риска зависит от вида экономической деятельности организации. Многопрофильные организации, имеющие подразделения, деятельность которых отличается от основной, могут быть отнесены сразу к нескольким классам профессионального риска.

Если вся деятельность организации отнесена к одному классу профессионального риска, в составе расчетной ведомости заполнитераздел II один раз. Все показатели в нем укажите в целом по организации. Если у организации есть подразделения с повышенными (пониженными) классами профессионального риска, раздел II составляйте по каждому из них.

В графе 3 строки 1 таблицы 6 укажите расчетную базу для начисления взносов, то есть общую сумму выплат, облагаемых страховыми взносами, рассчитанную нарастающим итогом с начала года. В графе 4 строки 1 из этой суммы выделите выплаты в пользу инвалидов. В графе 5 строки 1 укажите размер выплат, которые страховыми взносами не облагаются.

По строке 2 таблицы 6 укажите размер выплат за последние три месяца отчетного периода. В 4-ФСС за 2014 год это октябрь, ноябрь и декабрь. По строкам 3–5 приведите помесячную разбивку этого показателя. Графы 3–5 строки 2 заполняйте в том же порядке, как и графы 3–5 строки 1.

В графе 6 укажите размер страхового тарифа, установленный для организации или для ее обособленного подразделения. Если организация имеет право на скидку к тарифу страховых взносов, укажите процент скидки в графе 7.

Если организация применяет надбавку к тарифу страховых взносов, в графе 8 укажите дату приказа территориального отделения ФСС России об установлении надбавки. По графе 9 укажите процент надбавки. В графе 10 отразите итоговый тариф страховых взносов с учетом скидки или надбавки. Значение тарифа округлите до двух десятичных знаков после запятой (например, 0,25).

По строке 1 таблицы 7 отразите задолженность перед ФСС России на начало года. Этот показатель на протяжении расчетного периода не меняется. В строке 2 отразите сумму начисленных страховых взносов на начало периода и за последние три месяца с разбивкой. В расчете 4-ФСС за 2014 год это октябрь, ноябрь и декабрь.

По строке 8 укажите итоговую сумму. Ее вы получите, сложив строки с 1 по 7 данной таблицы. В строку 10 впишите задолженность ФСС России перед организацией на начало года, а строку 11 расходы по обязательному социальному страхованию нарастающим итогом с начала года с расшифровкой за последние три месяца отчетного периода.

По строке 12 отразите страховые взносы, которые были уплачены в ФСС России с разбивкой за последние три месяца (октябрь, ноябрь и декабрь).

По строке 14 укажите итоговую сумму. Ее вы получите, сложив строки с 10 по 13 данной таблицы. В строке 15 отразите задолженность, которая имеется на конец отчетного периода. В том числе по строке 16 указывается только сумма задолженности, срок уплаты по которой истек.

Таблицу 8 раздела II формы-4 ФСС нужно заполнять, если в отчетном периоде организация выплачивала больничные пособия в связи с производственными травмами и профзаболеваниями, финансировала мероприятия по профилактике травматизма, несла другие расходы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний. Полный перечень таких расходов приведен в пункте 1статьи 8 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. В таблице указывайте расходы, произведенные с начала года, нарастающим итогом.

Таблицу 9 раздела II формы-4 ФСС нужно заполнять, если в течение года в организации были несчастные случаи на производстве или выявлялись профзаболевания.

Сведения о спецоценке условий труда

Для установления скидки (надбавки) к тарифу взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация обязана информировать ФСС России о результатах спецоценки условий труда и проведении обязательных медосмотров сотрудников.

Необходимые сведения отражаются в таблице 10 раздела II формы-4 ФСС. Таблица 10 является обязательной в форме-4 ФСС. Ее должны заполнять все страхователи. Если страхователь еще не проводил специальную оценку условий труда, указывайте в таблице данные о действующих результатах аттестации рабочих мест, проведенной в предыдущие годы.

В графах 3–6 таблицы 10 укажите общее количество рабочих мест, которые подлежат специальной оценке, и количество рабочих мест, уже проверенных (в т. ч. отнесенных к вредным и опасным условиям труда). Графы заполняйте на основании отчета о проведении специальной оценки условий труда.

В графах 7–8 по строке 2 укажите количество сотрудников, которые работают во вредных и опасных условиях труда и должны проходить обязательные и предварительные медосмотры. Графы заполняйте на основании заключительных актов медицинских комиссий. Количество сотрудников определяйте по состоянию на начало календарного года.

В отношении надомников и дистанционных работников специальная оценка условий труда не проводится. Поэтому указывать их количество в строке 1 граф 3–6 таблицы 10 не надо. Однако если такие работники заняты на работах, требующих прохождения предварительных и периодических медицинских осмотров, то данные о них укажите в строке 2 граф 7–8.

Если организация не проводила ни специальную оценку условий труда, ни аттестацию рабочих мест, таблицу 10 все равно нужно заполнить. В таком случае в графе 3 укажите общее количество рабочих мест, а в графах 4, 5 и 6 проставьте прочерки.

Однако результаты спецоценки условий труда, проведенной в 2014 году, в таблице 10 расчета за этот период приводить не надо. Ведь эти сведения отражаются по состоянию на 1 января расчетного периода — 2014 года. И соответственно, не меняются в течение всего года. То есть таблица 10 в расчете за 2014 год должна быть одинаковой и в отчетности за I квартал, и в отчете за полугодие, и в форме-4 ФСС, составленной по итогам 9 месяцев 2014 года.

Впервые данные о спецоценке, проведенной в 2014 году, вы покажете в отчетности за I квартал 2015 года. А пока в таблице 10 расчета надо привести либо данные о результатах проведенной аттестации, либо проставить прочерки, если аттестацию вы не проводили. Но в любом случае таблица 10 должна быть в составе расчета.