Заполнение табеля учета рабочего времени

С целью создания единой формы отчётности при организации учёта рабочего времени на предприятиях, установленного на основании Трудового кодекса Российской Федерации, был разработан и утверждён «Табель учёта рабочего времени».

Он является первичной формой отчётности, по контролю над соблюдением режима рабочего времени, в соответствии с внутренним распорядком предприятия, организации и руководствуясь положениями Трудового кодекса РФ.

Формы отчетности

Государственным комитетом статистики РФ утверждены две формы отчётности:

1. Форма № Т-12. Универсальный вариант формы отчётности. Имеет два раздела. Первый предназначен, непосредственно, для учёта рабочего времени сотрудников. Во втором разделе отражаются расчёты оплаты сотрудников. На небольших предприятиях, как правило, учёт рабочего времени и расчёты заработной платы ведётся раздельно. В таких случаях предусмотрено заполнение только первого раздела формы № Т-12.
2. Форма № Т-13. Используется только в том случае, если производственное предприятие или организация оснащена автоматическими системами контроля, фиксирующими присутствия сотрудников на своих рабочих местах. Все полученные результаты заносятся в компьютерную базу данных, откуда и производится распечатка уже заполненной формы № Т-13.

Лицо, ответственное за ведение табеля учёта рабочего времени, назначается руководителем предприятия или организации либо работодателем.

В связи с необходимостью сокращения неэффективных расходов, существующая прежде должность табельщика, на большинстве предприятий, была выведена за штат. Сейчас ведение табеля возложено на непосредственных руководителей структурных подразделений.

В отдельных случаях этим занимаются специалисты отделов кадров или бухгалтерские работники. В случае если это напрямую не прописано в трудовом договоре и не содержится в должной инструкции, то работодатель обязан, при возложении дополнительных обязанностей, связанных с ведением табеля учёта рабочего времени, на сотрудника, оформить это приказом.

Порядок заполнения

Порядок заполнения следующий. После указания наименования самой организации и структурного подразделения, проставляется номер текущего документа и дата его составления. Указывается начало и конец отчётного периода.

Далее, в таблицу, отдельно по каждому сотруднику структурного подразделения, как отмечалось выше, в алфавитном порядке прописывается:

• порядковый номер;
• фамилия, инициалы, занимаемая должность;
• индивидуальный табельный номер.

В следующей графе таблицы, напротив каждого сотрудника, имеется две строки, соответствующие календарным дням. В них ставятся отметки о присутствии, или отсутствии сотрудника, количестве фактически отработанного времени.

В верхней строке, согласно кодам, представленным на бланке отчётности, ставится буквенное или цифровое значение рабочего времени.

В нижней строке отмечается количество часов. Проставляется итоговый результат за отчётный период.

Если на предприятии практикуется авансирование, заполняются поля с промежуточными результатами. За фактически отработанное время.

Делаются отметки о причинах отсутствия на работе. Документ заверяется сотрудником, ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров. После этого документ передаётся в бухгалтерию.

Для удобства, все коды, использующиеся при фиксации учёта времени, представлены в верхней части бланка формы отчётности Т-12. При заполнении табеля, могут быть использованы как буквенные, так и числовые коды.

При заполнении формы отчётности следует учитывать, что существует два метода учёта:

• Первый заключается в регистрации присутствия или отсутствия на рабочем месте за указанный период;
• Второй подразумевает регистрацию только различных отклонений (опоздание, отсутствие). Это удобно при учёте рабочего времени сотрудников, чья заработная плата не привязана к количеству отработанного времени.

Исправление документа возможно в случае возникновения нестандартных ситуаций (болезнь, отпуск за свой счёт, работа в праздники). До выяснения обстоятельств, повлекших отсутствие на рабочем месте, в соответствующих ячейках делается предварительная запись, согласно установленному коду.

Итоговое заполнение табеля производится согласно представленным документам, подтверждающих причины возникших ситуаций и на этом основании, в соответствующих ячейках календарного месяца, проставляется соответствующий код.

Допускается исправление кода, если сотрудник отсутствует на рабочем месте, но при этом уведомил руководителя о своём отсутствии и указал причину отсутствия.

Табель сдаётся в бухгалтерию или два раза в месяц, если производится выплата аванса за отработанное время, или по окончании календарного месяца. На основании представленного табеля учёта рабочего времени, сотрудниками бухгалтерии осуществляется расчёт заработной платы каждого из сотрудников.