«Первый БИТ» внедрил электронный документооборот в центре «Медсервис»
Документооборот в нашем центре выполнялся с использованием устаревшего программного обеспечения. Это затрудняло и замедляло работу. Не было возможности оперативно согласовывать договоры с ответственными лицами, производить поиск документов и формировать отчетность по документообороту компании. Возникали сложности при подготовке регламентированной отчетности.
За автоматизацией документооборота мы обратились в Челябинский офис компании «Первый БИТ». На выбор программы «1С:Документооборот» повлиял объемный функционал, предоставляющий широкие возможности для комфортной и удобной работы, а также обеспечивающий высокий уровень автоматизации. Система является универсальной и разработана с учетом требований, обусловленных построением основных бизнес-процессов.
Алексей Могильников, ИТ-директор «Медсервис»
Информация о заказчике
Медицинский центр «Медсервис» начал свою работу в 1965 году как медсанчасть №20. Сегодня это передовой медицинский центр, оснащенный по последнему слову техники, укомплектованный высококлассными специалистами. Среди врачей имеются кандидаты медицинских наук, соискатели на ученую степень и аспиранты.
На сегодняшний день МЦ «Медсервис» является одним из лидеров медицины Башкортостана.
Цели и задачи проекта
Главными целями проекта по автоматизации центра «Медсервис» стали:
- Ускорение работы с документацией предприятия;
- Обеспечение контроля за согласованием;
- Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором.
Описание проекта
Медицинский центр «Медсервис» испытывал сложности в работе с документацией. Документооборот выполнялся с использованием устаревшего программного обеспечения, в котором отсутствовал полноценный поиск документов и другие необходимые функции. Кроме того, разработчик не поддерживал программный продукт, что делало невозможными доработки. Документы создавались в текстовых редакторах либо от руки. Согласование документов также выполнялось на бумаге. Не были проработаны маршруты согласования, весь процесс проходил с использованием «бегунков». Отсутствовала статистика по исполнительской дисциплине. Ведение архива бумажной документации и поиск нужных документов в нем отнимали много сил и времени.
Центр нуждался в современной системе электронного документооборота, которая помогла бы организовать эффективную работу с документами, включая создание, согласование, хранение и поиск нужных данных. Руководство организации остановило свой выбор на решении «1С:Документооборот». Для выполнения внедрения были приглашены специалисты компании «Первый БИТ». Ключевыми критериями выбора стали большой опыт компании в автоматизации крупных компаний, в том числе медицинских, положительные отзывы клиентов и высокая позиция в рейтинге центров компетенции по Документообороту среди фирм-франчайзи «1С».
Специалисты «Первого БИТа» провели обследование, установили и подготовили новую систему к работе. Было организовано единое хранилище документов, что позволило существенно ускорить поиск необходимой документации. Автоматизация заполнения типовых форм документов помогла сократить трудозатраты на создание новых документов, исключила вероятность ошибок и опечаток, связанных с человеческим фактором.
Шаблоны основных процессов позволили стандартизировать и структурировать работу с документами, минимизировать потери времени на их обработку. Параллельная работа с документацией ускоряет согласование договоров. Учет просроченных задач и инструменты переноса сроков задач дают возможность объективного измерения исполнительской дисциплины.
Благодаря новой системе налажена работа с документами от их создания до сдачи в архив и уничтожения. Появилась возможность отследить состояние документов не только за период активной работы, но и после сдачи в архив.
Поиск физических носителей в архиве значительно ускорен благодаря «карте архива».
Результаты проекта
- Существенно ускорены все операции с документами: создание, согласование, поиск и архивация;
- Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором;
- Налажен надежный контроль за ходом согласования, сокращены сроки его проведения;
- Созданы инструменты оценки исполнительской дисциплины.
Исполнитель проекта:
«Первый БИТ», Челябинск
ул. Каслинская 77, офис 109 +7(351) 247-07-77
Заказчик проекта:
Масштаб деятельности:
«Медсервис» — современный лечебно-оздоровительный комплекс, расположенный в г. Салават. Является одним из крупнейших медицинских центров Башкортостана. Круглосуточный стационар на 310 коек принимает пациентов терапевтического, хирургического, травматологического, гинекологического, неврологического и урологического направления. Действует также дневной стационар на 27 коек. Кроме того, в центре работают педиатрическое отделение , отделение эстетической медицины и косметологии, отделение восстановительного лечения и реабилитации, стоматология и другие. Амбулаторно-поликлиническое отделение является первичным звеном мощностью 1200 посещений в день, куда можно обратиться за медицинской помощью и получить консультацию и лечение у 15 терапевтов и 33 квалифицированных специалистов узкой направленности (ЛОР, окулист, эндокринолог и т.д.).
Центральный офис:
Программный продукт:
Автоматизировано рабочих мест:
Автоматизированные структурные единицы:
Финансовая служба, Бухгалтерия, Отдел материально-технического обеспечения, Отдел информационных технологий и связи, Медицинский персонал, Отдел документационного обеспечения.
Продолжительность проекта:
Прямая линия
Свяжитесь с менеджером этого проекта напрямую и задайте ему вопросы лично!