Исправление ошибочных записей в трудовых книжках

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в ред. от 1 июня 2011 г.; далее – Инструкция № 30).

Этап 1. Обнаружение необходимости корректировки сведений, содержащихся в трудовой книжке.

Шаг 1. Обнаружение ошибки или обстоятельств, позволяющих предполагать о возможной недействительности трудовой книжки.

В процессе ведения трудовой книжки на практике нередко возникает необходимость в корректировке записей, внесенных в нее. В зависимости от характера ошибки или состояния трудовой книжки работник, ответственный за ведение трудовых книжек, может скорректировать сведения способами, приведенными в схеме 1.

Корректировка сведений, содержащихся в трудовой книжке, посредством

внесения изменений и дополнений в трудовую книжку

внесения исправлений в трудовую книжку

выдачи новой трудовой книжки, дубликата или справки при признании трудовой книжки недействительной

Схема 1. Способы корректировки сведений в трудовой книжке

Под изменением в данном случае понимается корректировка сведений о фамилии, собственном имени, отчестве, наименовании нанимателя, профессии (должности) и т.п. в случаях, когда они первоначально были внесены правильно, но в процессе трудовой деятельности они изменились (например, работница вышла замуж и взяла фамилию мужа, в Единый квалификационный справочник должностей служащих были внесены изменения и наименование должности стало другим, наниматель был реорганизован и поменял свое наименование и т.п.).

Под дополнением понимается корректировка сведений посредством внесения новых сведений, которые не изменяют прежние, но их дополняют. Как правило, это касается сведений об образовании, профессии и квалификации.

Исправление имеет место в случаях, когда первоначальные сведения были внесены неправильно или неточно, за исключением сведений о работнике (на титульном листе трудовой книжки). Например, неправильно указано наименование нанимателя, наименование должности работника и структурного подразделения, в которое принят работник и т.п.

Выдача новой трудовой книжки может быть в случае первичного неправильного заполнения бланка трудовой книжки. Например, неправильно была первоначально записана фамилия работника, дата рождения и т.п.

Выдача дубликата производится в случае, когда трудовая книжка пришла, например, в негодность: вырваны страницы, страницы трудовой книжки разрисованы (например, детьми работника), трудовая книжка обгорела, замокла и т.п.

Обнаружение ошибок и обстоятельств, требующих корректировки сведений в трудовой книжке, могут быть обнаружены при приеме трудовой книжки от работника (при приеме его на работу), в процессе ведения трудовой книжки самим нанимателем, проверяющими органами или работником (при ознакомлении его с записями, внесенными в трудовую книжку под подпись).

Шаг 2. Определение способа корректировки сведений в трудовой книжке и нанимателя (иного лица), имеющего право внести соответствующую корректировку.

Способы корректировки уже были приведены в схеме 1, а правомочное лицо, на внесение корректировки определяется по правилам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1. Правила определения лица, правомочного внести корректировку в трудовую книжку

Правила выбора правомочного лица

Пункт Инструкции № 30

В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, она исправляется нанимателем, допустившим ошибку или неточность

В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя исправление в неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая организация, Министерство труда Республики Беларусь, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней)

Этап 2. Корректировка сведений в трудовой книжке.

Вариант 1. Исправление ошибок (неправильных или неточных записей)

Ошибки, допущены в разделе «Сведения о работнике» (на титульном листе трудовой книжки)

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Поэтому возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официальный ответ на этот вопрос в Постановлении № 1635, в Инструкции № 30 отсутствует.

Инструкцией № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в разделы, посвященные сведениям о работе, о награждениях и поощрениях.

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, следовательно, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Это подтверждается п. 59 Инструкции № 30, которым предусмотрено, что на испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт согласно приложению 1 к Инструкции № 30. В пункте 38 Инструкции № 30 говорится об изменении записей о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации на основании соответствующих документов, а не об исправлении их как ошибочных.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк.

Пример оформления акта о списании испорченного бланка трудовой книжки

Директор ООО «Версаль»

Степанова Т.В. Степанова

03.02.2014 г. Минск

Нами, главным бухгалтером Шабусовой В.А. и специалистом по кадрам Максимовой Л.А., составлен настоящий акт в том, что за период с 01.01.2014 по 31.01.2014 в ООО «Версаль» испорчен по причине неправильного первичного заполнения один бланк трудовой книжки серии ПК № 123456 на русском и белорусском языках, который 03.02.2014 уничтожен путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченного бланка трудовой книжки с подотчета ООО «Версаль».

Главный бухгалтер

В.А. Шабусова

Специалист по кадрам

Л.А. Максимова

Трудовая книжка была оформлена много лет назад и ошибки на ее титульном листе не были замечены своевременно.

Как поступить, если на титульном листе трудовой книжки обнаружена ошибка?

Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, автор рекомендует практикам поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака, и т.п.) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью нанимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», а также замазывать.

Ошибки, допущены в разделе «Сведения о работе»

Общие правила исправления ошибок и неточных записей в данном разделе приведены в таблице 2.

Таблица 2. Правила исправления ошибок в разделе «Сведения о работе»

Можно исправлять

Нельзя исправлять

Путем признания соответствующих записей недействительными и внесения правильных записей (п. 36 Инструкции № 30)

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием –«Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 36 Инструкции № 30)

Записи производятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета (п. 14 Инструкции № 30)

Подчищать и замазывать штрихом

Порядок исправления ошибки

В пункте 36 Инструкции № 30 закреплен следующий порядок исправления неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника в разделе «Сведения о работе»:

● в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи;

● в графе 2 – дата внесения записи;

● в графе 3 – «запись номер … недействительна» и далее правильный вариант сведений;

● в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Пунктом 36 Инструкции № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в графу 3 раздела «Сведения о работе», но не урегулирован порядок исправления ошибочных записей, внесенных соответственно в графу 1 (нумерация записей), графу 2 (дата) и графу 4 (основание внесения записей).

Примеры исправления неправильной нумерации, а также ее внесение при ее отсутствии (графа 1):

Ошибка: изначально не велась нумерация записей.

Способ исправления: надо пронумеровать. Нумерация предписана п. 19 Инструкцией № 30, при отсутствии нумерации сложно внести исправление неправильных записей, т.к. п. 36 Инструкции № 30 установлен единый порядок исправления неправильных записей: «Запись за . недействительна».

Ошибка: допущена ошибка в нумерации. Например, после порядкового номера 3 вместо номера 4 стоит номер 10.

Способ исправления: надо поставить цифру 4, написать «Запись за номером 10 недействительна». И повторить всю запись.

Пример исправления неправильной даты (графа 2):

Порядок исправления: в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью; в графу 2 ставится дата внесения корректирующей записи; в графу 3 – «Запись № недействительна», и после этого вписывается правильная запись в соответствии с п. 36 Инструкцией № 30 с указанием правильной даты, а в графе 4 пишутся правильные реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Пример оформления исправления ошибки, допущенной в графе 2 трудовой книжки

(была проставлена неправильная дата)

Нумар запiсу

Номер записи

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)